Rappel concernant l'inscription aux réunions d'octobre 2016 des FIPOL et la soumission des pouvoirs

Les prochaines sessions des organes directeurs des FIPOL se tiendront du 17 au 20 octobre 2016. Comme l’indique la circulaire contenant l’ordre du jour (document IOPC/OCT16/AGN), les pouvoirs et notifications des représentants, suppléants ou toute autre personne nommée par les gouvernements et organisations en vue d’assister aux réunions doivent être adressés à l’Administrateur des FIPOL avant l’ouverture des réunions.
Des lignes directrices détaillées sur la forme et le contenu des pouvoirs et des notifications figurent dans la circulaire IOPC/2015/Circ.4. Il est à noter cependant que les pouvoirs doivent être envoyés à la nouvelle adresse des FIPOL, et non à Portland House comme l’indiquait le modèle de lettre joint en annexe à ladite circulaire.
Les délégués sont également tenus de s’inscrire en ligne avant l’ouverture des réunions sur le site des Services documentaires. Les délégués qui ne se seront pas inscrits en ligne à l’avance devront le faire à leur arrivée; leur nom pourrait donc ne pas figurer sur la liste provisoire des participants.
Il est rappelé aux délégués que, conformément à la décision prise par les organes directeurs en avril 2016, les documents de réunion ne seront plus imprimés et distribués au cours des sessions. Les délégations qui souhaitent obtenir des documents de réunion lors des sessions des organes directeurs sont priées de bien vouloir demander, dans des circonstances exceptionnelles, un nombre limité d’exemplaires de ces documents.
Enfin, il est également rappelé aux délégués qu’il est important qu’ils aient pris place dans la salle de réunion au plus tard à 9 h 30 le lundi 17 octobre, heure à laquelle il sera procédé au décompte des délégations présentes permettant de déterminer si les organes directeurs respectifs ont atteint le quorum nécessaire.