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Directives pour la présentation des demandes d’indemnisation au titre des opérations de nettoyage et mesures de sauvegarde

7.2.3 Il est essentiel que les demandes au titre du coût la manière dont ces coûts sont répartis entre les
des opérations de nettoyage soient soumises avec chantiers. Les experts qui sont habituellement
des pièces justificatives montrant comment les engagés par l’assureur du propriétaire du navire/
dépenses se rattachent aux mesures prises. Les le Fonds de 1992 pour suivre les opérations
experts engagés par le Fonds de 1992 et l’assureur de nettoyage doivent pouvoir rattacher leurs
du propriétaire du navire pour suivre les opérations observations aux demandes de remboursement
de nettoyage examinent les coûts réclamés au titre ultérieures. Par conséquent, des informations
de ces opérations dans le cadre de leur évaluation. correspondant à chaque chantier doivent être
Par conséquent, une demande doit clairement fournies. L’annexe contient une demande
indiquer ce qui a été effectué et pourquoi, où, d’indemnisation fictive concernant des opérations
quand et par qui, avec quelles ressources et à de nettoyage, avec exemples simplifiés de tableaux
quel prix. Les factures, reçus, feuilles de travail types. Le but de l’exemple est d’illustrer un moyen
et la comptabilité de paie des salariés, bien qu’ils de structurer une demande d’indemnisation au
constituent une confirmation utile des dépenses, titre des coûts de nettoyage (Figure 1), ainsi que
ne sont pas suffisants en soi. L’ajout d’un rapport les types de documents à joindre en appui d’une
décrivant le lien entre les dépenses qui font l’objet telle demande (Tableau 2). Les tableaux sont
de la demande et les opérations de nettoyage donnés à titre illustratif uniquement et les tarifs
facilitera considérablement l’évaluation des qui y sont indiqués ne doivent pas être considérés 25
demandes d’indemnisation. comme représentatifs de tarifs raisonnables.
7.3 Pièces justificatives
Soumission des demandes d’indemnisation au
format électronique – Tableaux 7.3.1 Les listes des pages 26 et 27 donnent des
exemples des types de renseignements et
7.2.4 Bien que certaines pièces justificatives ne puissent pièces justificatives à joindre à une demande
être soumises que sous forme d’original ou de d’indemnisation au titre du coût de ressources
copies certifiées conformes, les informations particulières utilisées et autres frais généraux
transmises par voie électronique peuvent supportés pendant des opérations de nettoyage.
considérablement faciliter l’évaluation des Ces informations aident l’assureur du propriétaire
demandes d’indemnisation. Les tableaux sont du navire/le Fonds de 1992 à évaluer la demande.
une manière particulièrement utile de récapituler Au moment d’établir quelles informations peuvent
certains des principaux renseignements requis à raisonnablement être demandées, il est tenu
l’appui d’une demande. Dans l’idéal, le tableau doit compte des pratiques comptables normales
contenir une page de synthèse, suivie des écritures suivies dans les pays touchés par le sinistre.
détaillées pour chaque entreprise, organisation ou Les demandeurs sont en outre encouragés
chantier, avec références aux pièces justificatives. à entretenir un dialogue avec l’assureur du
Chaque organisation ou entreprise intervenant propriétaire du navire/le Fonds de 1992 pendant
dans la lutte contre un sinistre doit consigner la formulation d’une demande d’indemnisation,
quotidiennement dans un journal les activités afin que les méthodes suivies pour préparer la
menées, y compris le nombre de personnes y demande soient clairement comprises et que
participant, le type et la quantité de l’équipement et l’assureur du propriétaire du navire/le Fonds
du matériel utilisés, la spécificité et la longueur du de 1992 puissent conseiller sur les méthodes
rivage nettoyé, et la quantité de déchets collectés. qui faciliteraient l’évaluation. Ce dialogue peut
Si des navires antipollution sont utilisés pour être particulièrement utile dans le cas d’un
combattre les hydrocarbures en mer, des extraits déversement de grande envergure lorsque la
de leur journal de passerelle couvrant la période demande d’indemnisation soumise par un État
d’intervention sont une source essentielle de Membre risque d’être très complexe, au titre des
renseignements pour expliquer les mesures prises. coûts supportés par une multitude d’organismes
nationaux et ministères.
7.2.5 Très souvent, les entreprises accompagnent leurs
demandes d’indemnisation d’un seul tableau 7.3.2 Les listes suivantes ne sont pas exhaustives
indiquant leurs coûts globaux. Celui-ci ne fournit et tous les articles répertoriés ne seraient pas
cependant pas suffisamment d’informations sur appropriés ou nécessaires dans tous les cas.